1. Alle reclame-uitingen gerelateerd aan SVA vallen onder het sponsorregelement. Alle sponsoraanvragen worden neergelegd bij de sponsorcommissie van Voetbalvereniging SVA. De potentiële sponsor wordt benaderd door een contactpersoon van de sponsorcommissie. Samen bespreken ze de sponsoropties a.d.h.v. de sponsorpakketten. Ontvangt een lid van SVA, buiten de sponsorcommissie om, een aanvraag tot sponsoring (formeel of informeel) dan wordt daar geen uitspraak over gedaan of een toezegging gegeven. Potentiële sponsoren worden gewezen op het bestaan van een sponsorbeleid en de procedure daarbinnen. Een aanvraag tot sponsoring wordt doorgeleid naar de sponsorcommissie. Deze neemt zelf of laat contact opnemen met de potentiële sponsor.
2. Alle afspraken omtrent sponsoring worden vastgelegd in een sponsorovereenkomst. Deze overeenkomst heeft een minimale looptijd van 3 jaar of anders overeengekomen.
3. De sponsorcommissie stelt a.d.h.v. de informatie, die aangeleverd wordt door de contactpersoon, de sponsorovereenkomst (in 2-voud) op en legt deze voor aan de voorzitter van dezesponsorcommissie, ter ondertekening.
4. De contactpersoon informeert de sponsor en laat de overeenkomst in 2-voud ondertekenen. Één exemplaar wordt geretourneerd aan de sponsorcommissie. Deze regelt de facturatie via de penningmeester en organiseert de afgesproken reclame-uitingen.
5. De sponsorcommissie beheert de overeenkomsten en ziet toe op uitvoering van de reclame-uitingen en bewaakt de tegenprestaties. Tevens evalueert de sponsorcommissie de sponsorovereenkomsten en acties zodat zaken nog meer op elkaar kunnen worden afgestemd en waar nodig worden aangepast. Aandachtspunten in de evaluatie zijn:
- De profilering van sponsoren en Voetbalvereniging SVA
- De reclamemogelijkheden
- Voortzetting van de overeenkomst aan het einde van de looptijd
- Eventuele noodzakelijke aanpassingen tijdens de looptijd van het sponsorcontract
- Bewaking verhouding investering t.o.v. de uitgaven voor alle reclame-uitingen.